Toimistosiivouksen kilpailutus ja ostaminen voi tuntua yksinkertaiselta, mutta tarjousten vertailu voi silti olla yllättävän vaikeaa. Tässä käymme läpi, mistä osista sopimus rakentuu ja mitä teidän kannattaa tietää etukäteen, jotta saatte vertailukelpoisia ja juuri teidän tarpeisiinne osuvia tarjouksia.
Mitä kannattaa miettiä ennen tarjouspyyntöä?
Ennen tarjouspyynnön lähetystä tulee tietää neliöt, siivoustaajuus (kuinka monta kertaa viikossa haluatte siivouksen) ja teille tärkeät tilat.
Mitä enemmän tietoa annatte tarjouspyynnön yhteydessä, sitä tarkemman ja realistisemman tarjouksen saatte. Näiden asioiden avulla siivousyritys pystyy laatimaan tarjouksen, joka vastaa aidosti teidän arkeanne.
- Toimiston neliöt. Löytyvät useimmiten esimerkiksi vuokrasopimuksesta.
- Toivottu siivoustaajuus. Kuinka monta kertaa viikossa haluatte siivoojan käyvän.
- Teille tärkeät tilat. Joillekin yrityksille se on WC-tilat, toisille esimerkiksi neuvotteluhuone, jonka pitää olla siisti jokaisen palaverin jälkeen.
- Lisäksi on hyödyllistä kertoa palvelutarjoajille teille tärkeitä yksityiskohtia. Käykö tiloissanne vierailijoita tai muita ulkopuolisia vieraita, vai onko kyse pelkästä sisäisestä työtilasta? Mitä tiloissanne tehdään? Nämä tiedot riittävät, sillä siivousyritys osaa sen perusteella suunnitella, mihin tiloihin kannattaa kiinnittää erityistä huomiota.
Miten toimistosiivouksen kilpailutus kannattaa tehdä?
Toimistosiivouksen kilpailutus kannattaa tehdä nykyisen sopimuksenne pohjalta, jotta jokainen tarjoaja saa samat lähtötiedot ja te saatte vertailukelpoisia tarjouksia. Jos ostatte ensimmäistä kertaa siivousta, ammattimainen siivousyritys osaa luoda tarpeisiinne vastaavan tarjouksen pelkkien omien tietojenne ja tarpeidenne perusteella.
- Liittäkää nykyinen palvelukuvauksenne mukaan. Ilman sitä tarjoukset voivat perustua hyvin erilaisiin oletuksiin siitä, mitä palveluun kuuluu.
- Palvelukuvaus voidaan käydä läpi kanssanne, sillä se voi olla vanhentunut eikä vastaa enää nykyisiä tarpeitanne. On mahdollista, että muuttamalla palvelukuvausta voidaan laskea kustannuksia ilman että laatu kärsii. Teidän ei tarvitse arvioida kokonaisuutta, hyvä kumppani käy läpi tällaiset kohdat kanssanne.
- Kysykää, miten palvelun käynnistys hoidetaan. Varsinkin jos vaihdatte toimittajaa nopealla aikataululla, on hyvä tietää, kuinka nopeasti uusi toimittaja pystyy aloittamaan ja miten ensimmäiset viikot etenevät.
Mistä siivouksen hinta muodostuu?
Siivouksen hinta rakentuu käytännössä kolmesta pääasiasta:
- Pinta-ala. Hyvä kumppani perustelee selkeästi, miten neliöt ja esimerkiksi erilaiset pintamateriaalit vaikuttavat kokonaisuuteen.
- Palvelukuvaus. Mitä tiloissa oikeastaan tehdään, esimerkiksi hoidetaanko tiskit tai viherkasvit osana sopimusta.
- Taajuus. Kuinka usein siivotaan.
Lisäksi kokonaiskustannuksiin vaikuttaa pienten yksityiskohtien joukko. Siihen kuuluvat esimerkiksi seuraavat asiat:
- Halutaanko siivousta viikonloppuisin tai öisin.
- Halutaanko esimerkiksi saniteettitarvikkeita yms.
- Miten jätteiden lajittelu on hoidettu kiinteistössänne, sijaitseeko isot jätepisteet lähellä toimistoa.
Nämä tuntuvat pieniltä asioilta, mutta voivat vaikuttaa kokonaiskustannuksiin. Siksi kannattaa kertoa tällaiset erityispiirteet jo tarjouspyynnössä, jotta hinta vastaa todellista tarvetta alusta asti. Hyvä kumppani luo teille mahdollisimman toimivan kokonaisuuden ja yksityiskohtaisen tarjouksen teille helpolla tavalla.
Mihin tarjouksissa kannattaa kiinnittää huomiota?
Kun vertailette useita tarjouksia, muutama asia kertoo luotettavasta kumppanista:
- Sertifikaatit (esimerkiksi ISO -sertifikaatit tai erilaiset ympäristösertifikaatit)
- Palvelutakuu
- Oma nimetty yhteyshenkilö
- Asiakaspalvelu, joka auttaa myös silloin kun oma yhteyshenkilö on varattu, jotta asiat hoituvat eikä teidän tarvitse odotella
- Toimivat referenssit
- Käyttääkö toimittaja alihankintaa vai onko henkilökunta heidän omaansa
Siskon Siivouksella palvelutakuu tarkoittaa, että mahdolliset laatupoikkeamat korjataan 24 tunnin sisällä. Tällaisen palvelun ei tule olla lisämaksullista, vaan sisältyä aina palveluun.
Jos tarvitsette tai toivotte nopeaa starttia, kumppanin resursseilla on iso merkitys. Hyvä kumppani auttaa teidät pulasta ja pystyy käynnistämään kohteen nopeastikin, vaikka lopullinen palvelu hioutuisikin vielä yhteistyön alkuvaiheessa.
Asiakkaan kokemus: “Toimistomme on siisti. Siskon Siivous tarjoaa meille nimetyn siivoojan ja he kuuntelevat tarpeitamme. Yhteistyömme on helppoa, viesteihimme vastataan nopeasti ja toiminta on suunnitelmallista. Arvostamme siivouksen laatua, joustavuutta ja aitoa työntekijöistä huolehtimista!”
Ingela Lindroos
Amos Andersonin rahasto
Usein kysyttyä toimistosiivouksen kilpailuttamisesta
Miten toimistosiivouksen kilpailutus aloitetaan?
Aloittakaa keräämällä toimiston neliöt, toivottu siivoustaajuus ja nykyinen palvelukuvaus. Lähettäkää samat tiedot jokaiselle tarjoajalle, jotta tarjoukset on laskettu samalta pohjalta ja ne ovat vertailukelpoisia.
Voinko ottaa yhteyttä, vaikka en tiedä mitä kaikkea meillä pitäisi siivota?
Voitte ottaa yhteyttä ilman valmista listaa. Me huolehdimme, että teiltä kysytään kaikki oleelliset tiedot tarjousta varten.
Paljonko toimistosiivous maksaa?
Hinta riippuu siivottavasta pinta-alasta, palvelukuvauksesta, siivoustaajuudesta ja kohteen pienistä erityispiirteistä. Luotettavan hinnan voi antaa vasta, kun kohteen tiedot on kerrottu.
Kuinka nopeasti voitte aloittaa?
Alueilla, joilla meillä on jo paljon toimintaa, aloitus onnistuu ripeästi. Pienempiin kohteisiin saamme osaavan ihmisen muutamassa päivässä.
Voiko sopimus muuttua aloituksen jälkeen?
Tämä on mahdollista. Vuosikymmenten kokemuksella voimme todeta, että aloituksen jälkeen kannattaa usein antaa kumppanille kuukausi tai kaksi kohteen tutustumiseen. He oppivat tässä ajassa talonne rytmin ja painopisteet kunnolla. Proaktiivinen kumppani tuo aloituksen jälkeen oma-aloitteisesti esiin, jos jotain kannattaisi tehdä toisin.
Kuka toimistoamme siivoaisi ja mitä tapahtuu, jos hän sairastuu?
Teille tulee oma perehdytetty siivooja. Jokainen siivoojamme käy läpi alkuperehdytyksen ja kohdeperehdytyksen. Lisäksi koulutamme useamman varahenkilön jokaiseen kohteeseen, ja he saavat saman perehdytyksen kuin vakituiset siivoojat.
Kehen otamme yhteyttä, jos tulee ongelmia?
Jokainen asiakas saa oman nimetyn palveluesihenkilön, joka auttaa yhdessä asiakaspalvelumme kanssa kaikissa tilanteissa. Mahdolliset laatupoikkeamat korjataan 24 tunnin sisällä.
Miten laatua valvotaan?
Teemme asiakaskohteissa omavalvontaa yhdessä työntekijöiden kanssa 1-5 kertaa viikossa kohteen koosta riippuen. Yhdessä asiakkaan kanssa teemme laatukierroksen noin kerran kuukaudessa. Palautteet, laatukierrokset ja poikkeamat kirjataan toiminnanohjausjärjestelmään, ja niistä kootaan asiakkaalle räätälöidyt raportit.
Millä alueella teette toimistosiivousta?
Palvelemme asiakkaitamme valtakunnallisesti ja toimistomme ovat Helsingissä, Tampereella, Turussa, Oulussa ja Jyväskylässä.
Jätä siivous Siskon Siivouksen huoleksi
Siskon Siivous on perustettu vuonna 1994, ja työllistämme noin 1 500 puhtauden ammattilaista, joista lähes 99 prosenttia on omia työntekijöitämme. Autamme mielellämme, olittepa sitten kilpailuttamassa nykyistä siivoussopimustanne tai valitsemassa ensimmäistä puhtauskumppanianne. Ottakaa rohkeasti yhteyttä, niin käydään yhdessä läpi teidän tilanteenne ja rakennetaan siihen sopiva ratkaisu.
